ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ KYOCERA
KYOCERA Document Solutions продолжает развивать концепцию Managed Document Services (MDS), индивидуально выстраиваемую под конкретного заказчика систему документооборота. Managed Document Services гарантирует высокую эффективность, надёжность и низкие финансовые затраты. Данная система готова к внедрению в компаниях с любой офисной техникой, однако, наилучшие результаты она показывает при использовании печатающих устройств KYOCERA и программного обеспечения, специально разработанного KYOCERA Document Solutions.
Работа KYOCERA Document Solutions с клиентом по программе Managed Document Services начинается с проведения комплексного анализа текущего состояния документооборота. Специалисты, сертифицированные в KYOCERA, изучают парк печатной техники, рассчитывают себестоимость печати, изучают график нагрузки на технику и систему доступа сотрудников к документам. Это позволяет выявить весь комплекс проблем текущего документооборота: нерациональное использование доступа, чрезмерные расходы на печать, ограниченность средств администрирования и автоматизации процессов, недостаточность механизмов защиты данных.
После подведения итогов, специалисты KYOCERA Document Solutions создают пакет предложений по обновлению системы документооборота. Он включает в себя обновление и настройку технической базы, обучение сотрудников работе с новой средой. А также — установку и обновление программного обеспечения, призванного объединить и унифицировать обмен документацией в стройную, эффективную систему с минимальным уровнем затрат.
Под каждую конкретную проблему в системе Managed Document Services есть специальный инструмент решения. Программное обеспечение KYOCERA Document Solutions позволяет максимально эффективно справляться с задачами по автоматизации сканирования и печати, отправке документов адресатам, хранению данных на локальных носителях или на сервере. Кроме этого, устраняются проблемы, связанные с защитой информации от несанкционированного доступа, администрированием доступа к документам и технике, а также с анализом режима эксплуатации техники и ведением статистики печати
Унифицировать и автоматизировать печать, сканирование и хранение документов позволяют связки приложений, подобранные в нужные конфигурации: QuickPrint, PanelPlus, ColourControl, KyoEasyPrint, SmartScan, KYOCERA Cloud Direct, ScannerVison, KYOroute Server, мобильное приложение для iOS и Android Mobile Print, а также программные пакеты PinPoint Scan и Print&Follow.
Обработкой и отправкой документов адресатам занимается приложение Mail2Me.
С задачами администрирования и анализа документооборота хорошо справляются программы KYOanalyser, KYOCERA NET Viewer, Helpdesk Assistant и Net Admin.
Основополагающим в построении системы документооборота на базе концепции Managed Document Services считается пакет по администрированию и контролю за процессами печати KYOCERA Net Manager.
KYOCERA Net Manager – это средство для развёртывания и поддержки иерархической сетевой структуры, состоящей из печатающей техники KYOCERA и серверного ядра. Сервер обеспечивает функции хранения информации и администрирования. Масштабируемость пакета позволяет ему обслуживать документооборот компаний малого и среднего бизнеса с парком техники до ста единиц и коллективом пользователей до тысячи человек.
KYOCERA Net Manager имеет потенциал и для дальнейшего расширения, работая как объединяющее звено для нескольких серверов. В таком случае его использование возможно и для офисов крупных корпораций и больших производственных компаний.
Программно KYOCERA Net Manager разделён на серверную и клиентскую части. Их установка создаёт среду с единым сервером печати для сбора материалов и задач документооборота (печати, сканирования, копирования рассылки). Обязательная идентификация каждого пользователя в создаваемой сети позволяет отслеживать инициатора любого действия, собирать статистику, распределять личные и групповые уровни доступа к документам и операциям с ними.
Серверная часть KYOCERA Net Manager работает на компьютерах с операционной системой Microsoft Windows версий 7, 8, 10, Server 2008 и 2008R2, 2012 и 2012R2 (в вариантах как для 32, так и для 64 бит). Клиентская часть KYOCERA Net Manager устанавливается на ПК и ноутбуки, работающие под управлением операционных систем Microsoft Windows Vista, 7, 8, 10, а также под macOS X и под Unix. Кроме этого, серверная часть может интегрироваться с мобильным приложением KYOCERA Mobile Print, которое доступно для операционных систем iOS и Android.
KYOCERA Net Manager предполагает обязательную регистрацию и идентификацию всех пользователей. Это позволяет системе отслеживать, кто и какие документы сканирует или отправляет на печать, учитывать количество проделанной каждым сотрудником работы, анализировать расходы на печать, разграничивать полномочия групп сотрудников или отдельных людей, определять и реализовывать различные сценарии безопасного доступа к информации. Сама идентификация может иметь несколько вариантов, которые KYOCERA Net Manager позволяет использовать отдельно или комбинировать: набор цифро-буквенного пароля, ввод PIN-кода, использование заранее выпущенных карточек с RFID-меткой.
Идентификация пользователя в сети, администрируемой KYOCERA Net Manager, позволяет не только разграничить права, но и выстроить вокруг каждого сотрудника наиболее комфортную рабочую среду. Например, интерфейсы печатающих устройств KYOCERA, включённых в офисную сеть, перестраиваются под конкретного пользователя, оптимально соответствуя его задачам, включая быстрый доступ к нужным контактам, шаблонам документов и наиболее часто используемым операциям. При этом, администратор сети через KYOCERA Net Manager может отрегулировать интерфейс каждого пользователя или целой группы с учётом множества параметров, в том числе, разрешить или запретить печать документов в полноцветном режиме.
Помимо полного управления деталями документооборота KYOCERA Net Manager даёт администратору системы полную картину происходящих процессов: пакет осуществляет учёт расходных материалов, ведёт дневник операций печати и сканирования, собирает данные о действиях отдельных пользователей и групп. Эта информация может быть проанализирована для создания режима оптимальной занятости сотрудников, решения задач экономии средств и времени, синхронизации работы различных групп, отделов и филиалов компании.
Отличительной особенностью пакета KYOCERA Net Manager является понятный интерфейс и высокая функциональность. Он значительно упрощает работу офиса, делая документооборот структурным, безопасным, защищенным, полностью контролируемым и экономически эффективным.
Безусловно, KYOCERA Net Manager нельзя считать абсолютно универсальным инструментом. Его потенциал раскрывается гораздо лучше при параллельном использовании современных моделей офисной техники KYOCERA, фирменных сервисов настройки и обслуживания, а также всего арсенала программных средств KYOCERA. В частности, неоценимым инструментом автоматизации можно назвать KYOCERA Capture Manager.
KYOCERA Capture Manager – это пакет для сбора и оцифровки входящих документов для их последующего преобразования и унификации. С его помощью в офисе решается одна из самых трудоёмких задач – ручная сортировка и обработка входящих документов, счетов, заполненных форм, накладных, анкет, штрих-кодов, а также их сканирование, обработка и введение в общую базу данных компании.
В качестве входного шлюза для документации KYOCERA Capture Manager позволяет использовать различные источники: оцифровку бумажных копий (в том числе и написанных от руки), полученные через электронную почту текстовые и графические файлы, загруженные на компьютеры офисной сети документы из конкретных папок, документы из сетевых источников и перенесённые данные с мобильных устройств.
Разнообразие форм и стандартов поступивших документов не позволяют сразу экспортировать их в общую офисную базу и использовать их в стандартных бизнес-приложениях. Идентификация каждого конкретного входящего документа, извлечение необходимой информации, её обработка и унификация — являются главными функциями KYOCERA Capture Manager.
Разработчики пакета называют этот процесс «преобразованием неструктурированных данных» - оно автоматическое, интеллектуальное и универсальное.
После автоматической конвертации поступившего «контента», KYOCERA Capture Manager направляет данные в единое хранилище, рассылает по заранее заданным папкам, адресам электронной почты или в облачные хранилища (пакет работает с сервисами Google Drive, OneDrive for Business, SharePoint и базы данных OBDC). Также в KYOCERA Capture Manager есть возможность пересылки всей экспортируемой информации конкретному сотруднику, за которым закреплена «надзорная» функция. Он будет получать как оригинальный документ (в оцифрованном виде), так и обработанный пакетом результат преобразования. В случае необходимости этот сотрудник сможет вносить нужные правки.
Наибольшую эффективность применения KYOCERA Capture Manager можно видеть в тех офисах, компаниях или отделах корпораций, где сотрудники сталкиваются с большим объёмом входящего документооборота от широкого спектра контрагентов. Практическими примерами решения задач с помощью KYOCERA Capture Manager могут быть бухгалтерский отдел, логистическая компания, юридический отдел или пресс-служба.
KYOCERA Capture Manager помогает бухгалтерам в обработке многочисленных накладных и счетов, сводя их в единый поток легко обрабатываемой информации. Сотрудникам юридического отдела, часто работающего с бумажными документами, больше не придётся прикладывать дополнительные усилия для их оцифровки или перепечатки. Наконец, пресс-службы и отделы обработки корреспонденции, с помощью KYOCERA Capture Manager могут оцифровывать и упорядочивать колоссальный объём поступающих писем, записок и заявлений, обрабатывая и перенаправляя их конкретным адресатам или уполномоченным лицам.
